Σήμερα
η επιχειρηματική δραστηριότητα περιλαμβάνει πολλά στοιχεία τα οποία
συνθέτουν την εικόνα της. Το κύριο όμως και χρησιμότερο εργαλείο τόσο
για την ανάπτυξη και την εσωτερική της οργάνωση όσο και για την προώθηση
και την διαφήμιση, είναι η τεχνολογία της πληροφορικής και
επικοινωνίας. Εκεί συναντιόνται όλες οι δραστηριότητες της εταιρίας οι
οποίες διέπονται από ψηφιακές λειτουργίες υλοποίησης. Με τη χρήση του
λογισμικού, των υπολογιστών, του διαδικτύου και των υπηρεσιών που
παρέχοντα μέσα από αυτό, των κινητών και σταθερών τηλεφώνων, μπορούμε
ολοκληρωμένα να επιχειρήσουμε ψηφιακά και να διαχειριστούμε όλες τις
λειτουργίες μιας επιχείρησης.
Ξεκινώντας από τη δομή και την οργάνωση
των τμημάτων μιας επιχείρησης, θα αναφέρω τα ελάχιστα απαραίτητα
τμήματα που πρέπει να αλληλοεπιδράσουν για να λειτουργήσει μία
επιχειρηματική δραστηριότητα:
Α) Εμπορικό τμήμα. Το τμήμα αυτό είναι υπεύθυνο για την προώθηση των πωλήσεων, το κλείσιμο συμφωνιών, παραγγελιών, έργων, την επίβλεψη εκτέλεσης και παράδοσης του προϊόντος / υπηρεσίας, την συμφωνία πληρωμής.
B) Τμήμα παραγωγής/Τεχνικό τμήμα. Είναι το τμήμα που θα υλοποιήσει το προϊόν ή την υπηρεσία που παρήγγειλε ο πελάτης. Είναι το τμήμα εκείνο που πρέπει βέλτιστα να χρονο-προγραμματίσει τις δραστηριότητές του, να κατανείμει τις αρμοδιότητες και τις ευθύνες, να κατανείμει την εργασία, ώστε να μπουν σε μια σειρά και να παραχθούν όλες οι απαιτήσεις του εμπορικού τμήματος.
Γ) Τμήμα marketing. Η προώθηση και το άνοιγμα αγορών είναι ευθύνη αυτού του τμήματος. Κάθε εταιρία έχει την ευθύνη να μπορεί να βλέπει , να αφουγκράζεται και να αντιλαμβάνεται τις ανάγκες της αγοράς. Πρέπει να μπορεί να σχεδιάζει προϊόντα και υπηρεσίες που έχουν λόγο ύπαρξης στην αγορά.
Α) Εμπορικό τμήμα. Το τμήμα αυτό είναι υπεύθυνο για την προώθηση των πωλήσεων, το κλείσιμο συμφωνιών, παραγγελιών, έργων, την επίβλεψη εκτέλεσης και παράδοσης του προϊόντος / υπηρεσίας, την συμφωνία πληρωμής.
B) Τμήμα παραγωγής/Τεχνικό τμήμα. Είναι το τμήμα που θα υλοποιήσει το προϊόν ή την υπηρεσία που παρήγγειλε ο πελάτης. Είναι το τμήμα εκείνο που πρέπει βέλτιστα να χρονο-προγραμματίσει τις δραστηριότητές του, να κατανείμει τις αρμοδιότητες και τις ευθύνες, να κατανείμει την εργασία, ώστε να μπουν σε μια σειρά και να παραχθούν όλες οι απαιτήσεις του εμπορικού τμήματος.
Γ) Τμήμα marketing. Η προώθηση και το άνοιγμα αγορών είναι ευθύνη αυτού του τμήματος. Κάθε εταιρία έχει την ευθύνη να μπορεί να βλέπει , να αφουγκράζεται και να αντιλαμβάνεται τις ανάγκες της αγοράς. Πρέπει να μπορεί να σχεδιάζει προϊόντα και υπηρεσίες που έχουν λόγο ύπαρξης στην αγορά.
Δ) Τμήμα Δνσης (Ανάπτυξης) … Θα
μπορούσε να είναι ξεχωριστά τμήματα αναλόγως το μέγεθος της επιχείρησης.
Το τμήμα διεύθυνσης είναι υπεύθυνο για τον συντονισμό και την γραμμή
πλεύσης της εταιρίας. Κάνει τις κεντρικές επιλογές και δίνει κατεύθυνση
στα υπόλοιπα τμήματα. Επιπλέον δρα για την ανάπτυξη της εταιρίας.
Ε) Οικονομικό τμήμα. Το τμήμα αυτό είναι υπεύθυνο για την οικονομική διαχείριση στα διαθέσιμα – εισπράξεις, χρηματοροές και λοιπά οικονομικά στοιχεία της εταιρίας.
ΣΤ) Τμήμα προμηθειών, λοιπά τμήματα και λοιπά εξειδικευμένα τμήματα (δεν είναι σκοπός του παρόντος οι αναλύσεις τμημάτων).
Συνεπώς λοιπόν, το e-business αναφέρεται στην ηλεκτρονική εταιρική διαχείριση και λειτουργία της επιχείρησης, σε όλους τους τομείς. Ως πρώτο και σημαντικότατο τομέα, θα λάβουμε αυτόν της οργάνωσης του κάθε τμήματος.
Τμήμα marketing. Το τμήμα marketing, μέχρι του σημείου που παράγει μόνο του τις εργασίες αρμοδιότητάς του, θα πρέπει να είναι εξοπλισμένο με ηλεκτρονικούς υπολογιστές, εκτυπωτές, τηλεπικοινωνιακό εξοπλισμό, ώστε να μπορεί να σχεδιάζει την προώθηση και διαφήμιση της επιχείρησης. Συνεπώς λοιπόν θα πρέπει να έχει όλα τα ψηφιακά εργαλεία της δουλειάς. Στο σημείο βέβαια που κάποιες δραστηριότητες τις λαμβάνει από εξωτερικούς συνεργάτες (π.χ. γραφίστα), τότε δεν θα χρειάζεται να έχει στη διάθεσή του το Photoshop αλλά σίγουρα πρέπει να έχει λογισμικό παρακολούθησης της προόδου εργασιών του γραφίστα. Αυτό που απαραίτητα πάντως πρέπει να έχει στη διάθεσή του ένα τμήμα marketing, είναι λογισμικό οργάνωσης καμπάνιας marketing και φυσικά μετρήσιμα αποτελέσματα. Ένα τέτοιο λογισμικό μπορεί να είναι το CRM της εταιρίας.
Στο CRM της εταιρίας, το τμήμα marketing κάνει τις καμπάνιες του, δημιουργεί λίστες με εν δυνάμει πελάτες με τηλέφωνα και emails και στέλνει newsletters καπ. Στο τέλος κάθε πελάτης που έρχεται στο τμήμα πωλήσεων, συνδέεται με την καμπάνια που τον προκάλεσε και το τμήμα marketing βγάζει αποτελέσματα απόδοσης των πολιτικών που υιοθέτησε.
Βέβαια στο τμήμα marketing, μέσω του καναλιού Internet, ένα πολύ δυνατό και σύγχρονο όπλο είναι το web site της εταιρίας. Αυτό μπορεί να είναι ένα απλό site με την παρουσίαση της εταιρίας, μέχρι ένα δυναμικό portal, όπου τα στελέχη της εταιρίας δημοσιεύουν νέα για την εταιρία και την αγορά. Αυτό το εργαλείο αποτελεί όπλο για την ομάδα marketing φτάνει αυτή να στοχεύσει σωστά.
Ε) Οικονομικό τμήμα. Το τμήμα αυτό είναι υπεύθυνο για την οικονομική διαχείριση στα διαθέσιμα – εισπράξεις, χρηματοροές και λοιπά οικονομικά στοιχεία της εταιρίας.
ΣΤ) Τμήμα προμηθειών, λοιπά τμήματα και λοιπά εξειδικευμένα τμήματα (δεν είναι σκοπός του παρόντος οι αναλύσεις τμημάτων).
Συνεπώς λοιπόν, το e-business αναφέρεται στην ηλεκτρονική εταιρική διαχείριση και λειτουργία της επιχείρησης, σε όλους τους τομείς. Ως πρώτο και σημαντικότατο τομέα, θα λάβουμε αυτόν της οργάνωσης του κάθε τμήματος.
Τμήμα marketing. Το τμήμα marketing, μέχρι του σημείου που παράγει μόνο του τις εργασίες αρμοδιότητάς του, θα πρέπει να είναι εξοπλισμένο με ηλεκτρονικούς υπολογιστές, εκτυπωτές, τηλεπικοινωνιακό εξοπλισμό, ώστε να μπορεί να σχεδιάζει την προώθηση και διαφήμιση της επιχείρησης. Συνεπώς λοιπόν θα πρέπει να έχει όλα τα ψηφιακά εργαλεία της δουλειάς. Στο σημείο βέβαια που κάποιες δραστηριότητες τις λαμβάνει από εξωτερικούς συνεργάτες (π.χ. γραφίστα), τότε δεν θα χρειάζεται να έχει στη διάθεσή του το Photoshop αλλά σίγουρα πρέπει να έχει λογισμικό παρακολούθησης της προόδου εργασιών του γραφίστα. Αυτό που απαραίτητα πάντως πρέπει να έχει στη διάθεσή του ένα τμήμα marketing, είναι λογισμικό οργάνωσης καμπάνιας marketing και φυσικά μετρήσιμα αποτελέσματα. Ένα τέτοιο λογισμικό μπορεί να είναι το CRM της εταιρίας.
Στο CRM της εταιρίας, το τμήμα marketing κάνει τις καμπάνιες του, δημιουργεί λίστες με εν δυνάμει πελάτες με τηλέφωνα και emails και στέλνει newsletters καπ. Στο τέλος κάθε πελάτης που έρχεται στο τμήμα πωλήσεων, συνδέεται με την καμπάνια που τον προκάλεσε και το τμήμα marketing βγάζει αποτελέσματα απόδοσης των πολιτικών που υιοθέτησε.
Βέβαια στο τμήμα marketing, μέσω του καναλιού Internet, ένα πολύ δυνατό και σύγχρονο όπλο είναι το web site της εταιρίας. Αυτό μπορεί να είναι ένα απλό site με την παρουσίαση της εταιρίας, μέχρι ένα δυναμικό portal, όπου τα στελέχη της εταιρίας δημοσιεύουν νέα για την εταιρία και την αγορά. Αυτό το εργαλείο αποτελεί όπλο για την ομάδα marketing φτάνει αυτή να στοχεύσει σωστά.
Το εμπορικό τμήμα, μπορεί να οργανωθεί
με ένα συνδυασμό προγραμμάτων, αφού είναι υπεύθυνο για την υποδοχή ενός
εν δυνάμει πελάτη μέχρι και την παράδοση μιας παραγγελίας στον
αντίστοιχο πελάτη. Σε αυτή την ακολουθία, το τμήμα χρησιμοποιεί μια
σειρά από εργαλεία, κάθε ένα από τα οποία έχει και διαφορετικό ρόλο.
Πρώτο μπορεί να χρησιμοποιεί το CRM της εταιρίας, ώστε να καταχωρεί κάθε
ευκαιρία πώλησης σε υποψήφιο πελάτη, να τη συστηματοποιεί και να
ακολουθεί τυφλά τα βήματα προς την επιτυχία. Εκτός όμως από τη στόχευση
στην πώληση, το τμήμα μπορεί να βγάζει ασφαλή συμπεράσματα, ως προς τους
λόγους και τις αιτίες επιτυχίας και αποτυχίας μιας πώλησης.
Δεύτερο εργαλείο είναι η χρήση του erp, ή οποιοδήποτε εξειδικευμένο πρόγραμμα που χρησιμοποιεί και η παραγωγή, για να βάλει την παραγγελία. Αν είναι έργο, ή υπηρεσία μπορεί να ολοκληρώνεται μέσα στο crm. Αν είναι εργοστάσιο με παραγγελίες, μετά την κοστολόγηση μπορεί να είναι ένα erp ή mis. Το θέμα είναι ότι το τμήμα πωλήσεων είναι υπεύθυνο στο να εισάγει την ανάθεση ή την παραγγελία στο σύστημα προς εκτέλεση.
Δεύτερο εργαλείο είναι η χρήση του erp, ή οποιοδήποτε εξειδικευμένο πρόγραμμα που χρησιμοποιεί και η παραγωγή, για να βάλει την παραγγελία. Αν είναι έργο, ή υπηρεσία μπορεί να ολοκληρώνεται μέσα στο crm. Αν είναι εργοστάσιο με παραγγελίες, μετά την κοστολόγηση μπορεί να είναι ένα erp ή mis. Το θέμα είναι ότι το τμήμα πωλήσεων είναι υπεύθυνο στο να εισάγει την ανάθεση ή την παραγγελία στο σύστημα προς εκτέλεση.
Το τμήμα παραγωγής θα πρέπει να
εκτελέσει όλες εκείνες τις εργασίες, ώστε να ολοκληρώσει την παραγγελία.
Π.χ. Θα πρέπει να περάσει ένα ύφασμα από όλα τα στάδια παραγωγής :
πλύσιμο – επεξεργασία – βαφή – φινίρισμα, ώστε να παραδοθεί βαμμένο και
φινιρισμένο στον πελάτη. Καθώς και θα πρέπει να γίνουν όλες οι
απαραίτητες δραστηριότητες συντονισμού ώστε να παραδοθεί στην ώρα του.
Για να εκδοθεί μια οικοδομική άδεια θα πρέπει να γίνουν όλες οι
απαραίτητες μελέτες : τοπογραφικά – αρχιτεκτονικά – στατικά –
ηλεκτρομηχανολογικά κλπ, ώστε να ολοκληρωθεί ο φάκελος αδείας. Μέσα σε
όλη αυτή τη διαδικασία, το τμήμα θα πρέπει α) Να χρησιμοποιήσει όλα τα
απαραίτητα εργαλεία , μηχανήματα και λογισμικό, ώστε να παράξει το
προϊόν – υπηρεσία και β) Θα πρέπει την πρόοδο, την εντολή και το
αποτέλεσμα να το καταχωρήσει στο λογισμικό της εταιρίας, είτε είναι erp
είτε crm είτε erp – crm όπως η σειρά Microsoft Dynamics.
Όπως λοιπόν καταλαβαίνεται μέχρι τώρα, όλα τα τμήματα της εταιρίας, πρέπει να έχουν στα χέρια τους δύο τύπους εργαλείων. Ο ένας τύπος είναι το hardware & το software, το οποίο τους βοηθάει να οργανώσουν και να υλοποιήσουν τη δουλειά τους – τις αρμοδιότητές τους. Ο δεύτερος τύπος είναι, το software και το Hardware, που τους βοηθάει να καταγράψουν και να μετρήσουν την απόδοσή τους και την απόδοση των πεπραγμένων τους σε σχέση με το όφελος και την ανάπτυξη της εταιρίας. Το βέλτιστο θα ήταν σε ένα περιβάλλον να υπάρχουν όλα αυτά, κάτι που προσπαθούν να κάνουν τα κάθε είδους crm που κυκλοφορούν. Δεν είναι όμως απαραίτητο και αναγκαίο αυτό. Προφανώς έχει κάποιες δυσκολίες , όπως το μη κοινό μητρώο επαφών κ.α.π. αλλά αυτό ίσως και τελικά να είναι ένα μικρό τεχνικό θέμα. Το σημαντικότερο σημείο είναι ο διαχωρισμός αυτών των εννοιών μέσα την κουλτούρα της επιχείρησης.
Όπως λοιπόν καταλαβαίνεται μέχρι τώρα, όλα τα τμήματα της εταιρίας, πρέπει να έχουν στα χέρια τους δύο τύπους εργαλείων. Ο ένας τύπος είναι το hardware & το software, το οποίο τους βοηθάει να οργανώσουν και να υλοποιήσουν τη δουλειά τους – τις αρμοδιότητές τους. Ο δεύτερος τύπος είναι, το software και το Hardware, που τους βοηθάει να καταγράψουν και να μετρήσουν την απόδοσή τους και την απόδοση των πεπραγμένων τους σε σχέση με το όφελος και την ανάπτυξη της εταιρίας. Το βέλτιστο θα ήταν σε ένα περιβάλλον να υπάρχουν όλα αυτά, κάτι που προσπαθούν να κάνουν τα κάθε είδους crm που κυκλοφορούν. Δεν είναι όμως απαραίτητο και αναγκαίο αυτό. Προφανώς έχει κάποιες δυσκολίες , όπως το μη κοινό μητρώο επαφών κ.α.π. αλλά αυτό ίσως και τελικά να είναι ένα μικρό τεχνικό θέμα. Το σημαντικότερο σημείο είναι ο διαχωρισμός αυτών των εννοιών μέσα την κουλτούρα της επιχείρησης.
www.cosmos4u.com
Δεν υπάρχουν σχόλια:
Δημοσίευση σχολίου