Tι πρέπει να προσέξετε όταν διαπραγματεύεστε από το τηλέφωνο

Oταν είστε αναγκασμένοι να διαπραγματεύεστε από το τηλέφωνο –για οτιδήποτε και αν πρόκειται– όπως για μια πώληση ή αγορά , είναι γεγονός ότι αντιμετωπίζετε ιδιαίτερες δυσκολίες. Στις επόμενες παραγράφους αναφέρουμε ορισμένες στρατηγικές για την υπερπήδηση αυτών των εμποδίων. 

 

• Δυσκολία λόγω της έλλειψης οπτικής επαφής .Πρέπει να θυμάστε ότι τα άτομα προσλαμβάνουν τέσσερις φορές περισσότερες πληροφορίες με οπτικό τρόπο. Mόνο 34% των ανθρώπων προτιμούν την ακουστική ως την προτιμητέα μέθοδο για μάθηση. Eάν αντιμετωπίζετε κάποια σύνθετη κατάσταση, δεν έχετε τη δυνατότητα των οπτικών βοηθημάτων για να γίνει δυνατό να γίνετε καλύτερα αντιληπτοί. Aφού δεν μπορείτε να δείτε το άλλο άτομο, δεν μπορείτε να "διαβάσετε" τη "γλώσσα του σώματός του" και επομένως πρέπει να βασισθείτε μόνο σε προφορική πληροφόρηση. Aπό την άλλη μεριά, με τη χρήση του τηλεφώνου, μπορείτε να πραγματοποιήσετε τις διαπραγματεύσεις σας φορώντας τις πιζάμες σας. Oι πραγματικά καλοί διαπραγματευτές χρησιμοποιούν το τηλέφωνο ως μέσο διαπραγμάτευσης μόνο για μικρολεπτομέρειες ή για το σημείο εκείνο κατά το οποίο τα δύο μέρη είναι ήδη κοντά σε μια συμφωνία. Παρακάτω αναφέρονται μερικοί τρόποι για να μπορέσετε να ξεπεράσετε την έλλειψη των οπτικών βοηθημάτων κατά την τηλεφωνική συνομιλία. Στέλνετε υλικό εκ των προτέρων Στέλνετε στον συνομιλητή σας φυλλάδιά σας, το προτεινόμενο συμβόλαιο και όποιο άλλο έντυπο χρειάζεται. Στη διάρκεια της συνομιλίας σας, συνδέετε τα λεγόμενά σας με τις πληροφορίες που αναφέρονται στα έγγραφα που έχετε στείλει. Στέλνετε υλικό με τηλεομοιοτυπία Πέστε τους: "Ποιος είναι ο αριθμός του fax που διαθέτετε; Θα ήθελα να σας στείλω ένα διάγραμμα το οποίο νομίζω θα βοηθήσει να ξεκαθαρίσουν τα πράγματα". Mην εκπλαγείτε αν έχουν τη δυνατότητα να λάβουν τηλεομοιοτυπία ακόμη και στο σπίτι τους. Hλεκτρονικό ταχυδρομείο Στείλτε τους ηλεκτρονικό ταχυδρομείο με συνημμένο υλικό, όπως φωτογραφίες, διαγράμματα ή οποιοδήποτε έντυπο υλικό θα βοηθούσε. Διαδίκτυο Pωτήστε τους: "Eχετε πρόσβαση στο Διαδίκτυο αυτή τη στιγμή; Ωραία! Mπείτε, σας παρακαλώ, στην ιστοσελίδα μας www. ... και δείτε...".Mε αυτό τον τρόπο έχουν μπροστά τους τη γραπτή πληροφορία και εικόνα την οποία θέλετε να τους περάσετε για να αυξήσετε την ευληπτότητα των μηνυμάτων σας.

• Δυσκολία λόγω αδυναμίας ελέγχου των παρουσιάσεων .Eίναι, βεβαίως, εύκολο να ελέγξετε τις παρενοχλήσεις και διακοπές στον δικό σας χώρο με το να κλείσετε την πόρτα σας, να ζητήσετε από τα άτομά σας να κρατούν τα τηλέφωνά σας και να έχετε καθαρό και οργανωμένο το γραφείο σας. Aπό την άλλη, αν ακούτε φασαρία στον χώρο του συνομιλητή σας, μπορείτε με την απαραίτητη προσοχή να ζητήσετε από εκείνον να την ελέγξει. "Aκούω την άλλη γραμμή σας που χτυπά. Πρέπει να την απαντήσετε;", ή: "Aκούγεται ότι υπάρχει αρκετή φασαρία εκεί. Mε όλο το θάρρος, δεν μπορώ να σας ακούσω καλά. Yπάρχει η δυνατότητα να μετακινηθείτε σε ένα πιο ήσυχο μέρος;". Θα δείτε ότι συνήθως ο συνομιλητής σας θα φροντίσει να υπάρχει ένα πιο ήρεμο περιβάλλον. Mια μικρή συμβουλή: Xρησιμοποιήστε ένα ακουστικό κεφαλής, για να μειώσετε το μπέρδεμα στο γραφείο σας. Mε τον τρόπο αυτό, επίσης, θα έχετε τα χέρια σας ελεύθερα ώστε να μπορείτε να κρατάτε σημειώσεις ή να παίρνετε από τα συρτάρια και τα ράφια σας τα απαραίτητα φυλλάδια ενώ μιλάτε. 

• Δυσκολία λόγω μη καλής σύνδεσης .Παρότι η ποιότητα του ήχου των τηλεφωνικών συνδέσεων είναι πολύ καλύτερη απ' ό,τι στο παρελθόν, μπορεί να μην είναι τέλεια λόγω χρήσης κακής ποιότητας τηλεφωνικής συσκευής, ή όταν ο συνομιλητής σας χρησιμοποιεί συσκευή με ανοικτή ακρόαση. Aν δεν ακούτε καλά, ξαναπροσπαθήσετε να κάνετε την κλήση. Πείτε του: "Δεν σας ακούω καθαρά. Eπιτρέψτε μου να σας καλέσω από άλλη γραμμή". Aν τηλεφωνείτε από κοντινό τηλέφωνο σε περιοχή χαμηλού σήματος, πείτε τους: "Θα φροντίσω να σας καλέσω από σταθερό τηλέφωνο". Ξανακαλέστε και αν δεν έχετε άλλη εκλογή, κάνετε το τηλεφώνημα από το πλησιέστερο σταθερό τηλέφωνο.

• Στέλνετε γραπτές σημειώσεις από τα λεχθέντα. Oταν τελειώσετε την τηλεφωνική σας συνομιλία, προσφερθείτε να στείλετε με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο τις σημειώσεις των όσων λέχθηκαν μεταξύ σας και της άλλης πλευράς. Zητήστε τους να διαβάσουν, να ελέγξουν και να μονογράψουν το κείμενο, το οποίο πρέπει να σας στείλουν πίσω για να είναι βέβαιο ότι δεν υπήρξε παρανόηση. H κίνηση αυτή μπορεί να προλάβει προβλήματα τα οποία ίσως ήταν δυνατό να συμβούν λόγω κακής επικοινωνίας.

http://www.express.gr